Persónuvernd
Síðast uppfært
Síðast uppfært
19. ágúst 2026
19. ágúst 2026
Persónuverndarstefna Unnar ehf.
Gildir frá 19. ágúst 2026
Unnur ehf. leggur áherslu á að persónuupplýsingar séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti og að öryggi þeirra sé tryggt. Stefna þessi lýsir vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við Unni Verkbókhald, vefinn unnurverk.is, vefviðmótið, smáforritið og samskipti við Unni.
Stefnan byggist á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679, almennu persónuverndarreglugerðinni („GDPR“).
1. Hver ber ábyrgð á vinnslunni?
Unnur getur komið fram annaðhvort sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili eftir eðli vinnslunnar.
Unnur sem ábyrgðaraðili. Unnur ákveður tilgang og aðferðir vinnslu vegna eigin viðskiptasambands, reikningagerðar, aðgangsstýringar, öryggis, þjónustubeiðna, vöruþróunar, notkunargreiningar og markaðssetningar.
Unnur sem vinnsluaðili. Viðskiptavinur Unnar er að jafnaði ábyrgðaraðili að starfsmanna-, verkefna-, staðsetningar-, bókhalds- og öðrum rekstrargögnum sem hann skráir í þjónustuna. Unnur vinnur þá gögnin fyrir hönd viðskiptavinar samkvæmt fyrirmælum hans og vinnslusamningi. Fyrirspurnir einstaklinga um slík gögn eiga fyrst að berast viðkomandi vinnuveitanda eða fyrirtæki.
Ábyrgðaraðili að vinnslu Unnar sjálfrar er:
Unnur ehf.
Kennitala: 620725-1100
Lögheimili: Stórholt 3, 603 Akureyri
Netfang vegna persónuverndar: hjalp@unnurverk.is
Fyrirspurnum um persónuvernd má beina á netfangið hér að ofan.
2. Hvaða persónuupplýsingar eru unnar?
Eftir því hvaða hlutar þjónustunnar eru notaðir getur vinnslan náð til eftirfarandi upplýsinga:
auðkennis- og samskiptaupplýsinga, svo sem nafns, kennitölu, símanúmers, netfangs, starfsheitis og tengsla við fyrirtæki;
fyrirtækja-, viðskiptavina- og birgjaupplýsinga;
aðgangsupplýsinga, hlutverka, heimilda og öryggisupplýsinga;
verkefnagagna, verkstaða, verklýsinga, verkhluta, tilboða og verkbeiðna;
tímaskráninga, fjarvista, launatengdra upplýsinga og samþykkta;
aksturs-, ökutækja- og staðsetningargagna þegar viðkomandi virkni er notuð;
vöru-, lager-, efnis- og tækjaleiguupplýsinga;
reikninga, reikningslína, greiðslustöðu og tengdra bókhaldsgagna;
mynda, viðhengja, kvittana og annarra skráa sem hlaðið er upp;
tölvupósta og tengdra lýsigagna þegar tölvupóstssamþætting er virkjuð;
spurninga, svara, samtalasögu og niðurstaðna úr verkfærum þegar gervigreindaraðstoðarmaðurinn er notaður;
tækja-, vafra-, IP-, lotu-, atvika- og villugagna;
notkunargagna, svo sem heimsóttra skjáa, valinna aðgerða og eiginleika sem eru notaðir;
samskipta við þjónustuver, söluteymi og annan stuðning.
Unnur biður notendur að skrá ekki sérstaka flokka persónuupplýsinga, svo sem heilsufarsupplýsingar, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð eða upplýsingar um stéttarfélagsaðild, nema vinnuveitandi þeirra hafi metið vinnsluna nauðsynlega, lögmæta og viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar.
3. Hvaðan koma upplýsingarnar?
Upplýsingar berast einkum:
frá notandanum sjálfum;
frá viðskiptavini Unnar, aðgangsstjóra hans eða öðrum notendum innan fyrirtækisins;
úr tækjum notanda, með heimildum tækisins þar sem við á;
frá bókhaldskerfum, skeytamiðlum, tölvupóstsþjónustum og öðrum samþættingum sem viðskiptavinur virkjar;
sjálfkrafa við notkun þjónustunnar, til dæmis í atvikaskrám og notkunargreiningu;
úr opinberum skrám eða öðrum lögmætum heimildum þegar þess er þörf vegna þjónustunnar eða viðskiptasambandsins.
4. Tilgangur og lagagrundvöllur
Þegar Unnur er ábyrgðaraðili byggist vinnslan á eftirfarandi tilgangi og lagagrundvelli:
Veiting þjónustu og umsýsla viðskiptasambands
Dæmi um vinnslu: Stofnun aðgangs, auðkenning, þjónusta, reikningagerð og samskipti.
Lagagrundvöllur: Nauðsyn vegna samnings við einstakling eða lögmætir hagsmunir af því að efna samning við fyrirtækið sem hann starfar fyrir.
Lögbundnar skyldur
Dæmi um vinnslu: Bókhald, skattaskil og svör við lögmætum kröfum stjórnvalda.
Lagagrundvöllur: Lagaskylda.
Öryggi og rekstraröryggi
Dæmi um vinnslu: Aðgangsstýring, atvikaskrár, varnir gegn misnotkun, villugreining og afritun.
Lagagrundvöllur: Lögmætir hagsmunir Unnar og viðskiptavina af öruggri þjónustu.
Þjónustuver og vöruþróun
Dæmi um vinnslu: Meðferð þjónustubeiðna, prófanir og endurbætur.
Lagagrundvöllur: Samningur og lögmætir hagsmunir af að veita og bæta þjónustuna.
Notkunargreining
Dæmi um vinnslu: Mælingar á notkun, frammistöðu og virkni eiginleika.
Lagagrundvöllur: Lögmætir hagsmunir, að teknu tilliti til réttinda notenda; samþykki þar sem lög krefjast þess.
Markaðssamskipti
Dæmi um vinnslu: Fyrirspurnir, kynningar og fréttabréf.
Lagagrundvöllur: Samþykki eða lögmætir hagsmunir eftir því sem heimilt er.
Þegar Unnur er vinnsluaðili ákveður viðskiptavinurinn lagagrundvöll vinnslunnar og ber ábyrgð á að upplýsa starfsmenn sína og aðra skráða einstaklinga um hana.
Er skylt að veita upplýsingarnar?
Þær upplýsingar sem merktar eru nauðsynlegar við stofnun aðgangs, auðkenningu, samningsgerð eða reikningagerð þarf að veita svo Unnur geti stofnað viðskiptasamband og veitt þjónustuna. Séu þær ekki veittar kann Unnur ekki að geta stofnað aðgang eða efnt samning. Upplýsingar vegna valkvæðra eiginleika, svo sem staðsetningar, samþættinga og gervigreindaraðstoðarmanns, eru aðeins unnar þegar viðkomandi eiginleiki er virkjaður eða notaður.
5. Staðsetningargögn
Staðsetningargögnum er aðeins safnað þegar viðskiptavinur hefur virkjað viðkomandi eiginleika og notandi hefur veitt nauðsynlega heimild í tæki sínu. Söfnun getur tengst tímaskráningu, akstri eða efnisskráningu. Þegar virkri staðsetningarsöfnun er hætt á þjónustan ekki að halda áfram að safna staðsetningu.
Viðskiptavinurinn, sem vinnuveitandi og ábyrgðaraðili, ber ábyrgð á að hafa fullnægjandi lagagrundvöll, veita starfsfólki skýrar upplýsingar og gæta meðalhófs við notkun staðsetningargagna.
6. Gervigreind og sjálfvirk vinnsla
Unnur notar gervigreind við afmarkaða eiginleika, meðal annars við lestur og uppbyggingu reikningsgagna og í valkvæðum aðstoðarmanni.
Þegar aðstoðarmaðurinn er virkjaður getur hann, eftir beiðni notanda og heimildum hans, sótt viðeigandi gögn úr Unni og sent eftirfarandi til gervigreindarveitu:
texta spurningar notanda og samtalasögu;
nauðsynlegar niðurstöður úr heimiluðum fyrirspurnum, svo sem upplýsingar um verkefni, starfsmenn, tímaskráningar, reikninga, lager eða tilboð;
tæknilegar leiðbeiningar sem gera líkaninu kleift að svara.
Unnur notar viðskiptaleg forritaskil gervigreindarveitna. Samkvæmt gildandi stöðluðum skilmálum Anthropic eru inntök og úttök úr viðskiptalegum forritaskilum ekki notuð til líkanaþjálfunar nema viðskiptavinur kjósi það sérstaklega. Anthropic getur að jafnaði varðveitt inntök og úttök í allt að 30 daga vegna öryggis og framfylgdar notkunarreglna, nema samið hafi verið um aðra varðveislu.
Aðstoðarmaðurinn getur gert mistök. Hann tekur ekki sjálfstæðar ákvarðanir sem hafa réttaráhrif eða sambærileg veruleg áhrif á einstaklinga. Breytingar á gögnum eru annaðhvort framkvæmdar af notanda í venjulegu viðmóti eða birtar sem tillögur sem notandi þarf að yfirfara og staðfesta.
Notendur skulu ekki setja viðkvæmar persónuupplýsingar eða trúnaðargögn í samtal nema það sé nauðsynlegt vegna verkefnisins og heimilt samkvæmt fyrirmælum viðskiptavinar.
7. Notkunargreining, villugreining og vafrakökur
Unnur notar tæknilegar mælingar til að tryggja virkni, greina villur og skilja hvernig þjónustan er notuð. Þær geta falið í sér notandaauðkenni, fyrirtækjaauðkenni, gerð tækis, IP-tölu, slóð, aðgerðir í viðmóti og tæknileg villugögn.
PostHog er notað til notkunargreiningar í vefviðmóti og smáforriti á evrópsku þjónustusvæði. Vefviðmótið notar minnisbundna vistun í stað varanlegra vafrakaka. Innsláttarreitir eru faldir í upptökum og skilgreind fjárhagsgildi eru hulin. Notandi getur óskað eftir að notkunarmælingum sé hætt þar sem slíkur valkostur er í boði.
Grafana er notað til rekstrarvöktunar, mælinga og atvikaskráningar á evrópsku þjónustusvæði. Google Firebase Crashlytics getur tekið við tæknilegum hrun- og tækjagögnum úr smáforritinu.
Á almenna vefnum unnurverk.is kunna Google Analytics, Google Tags, Meta Pixel og Chatwoot að vera notuð. Þar sem ómissandi vafrakökur eða sambærileg tækni eru ekki nauðsynleg er samþykkis aflað samkvæmt gildandi reglum. Notandi getur afturkallað samþykki eða stillt vafra sinn, en það hefur ekki áhrif á lögmæti fyrri vinnslu.
8. Viðtakendur og þjónustuveitendur
Unnur afhendir ekki persónuupplýsingar gegn greiðslu og notar þær ekki til að byggja upp auglýsingasnið þriðja aðila.
Upplýsingum kann að vera miðlað til:
hýsingar- og gagnageymsluveitna, þar á meðal DigitalOcean og Amazon Web Services;
öryggis-, rekstrarvöktunar- og notkunargreiningarveitna, svo sem Grafana, PostHog og Google Firebase;
samskipta- og auðkenningarveitna, svo sem Google og Twilio;
gervigreindar- og skjalaúrvinnsluveitna, svo sem Anthropic, OpenRouter og Google Cloud;
samþættingarveitna sem viðskiptavinur virkjar, til dæmis skeytamiðla, bókhaldskerfa og tölvupóstsþjónustu;
ráðgjafa, endurskoðenda eða opinberra aðila þegar lagaskylda eða lögmæt krafa krefst þess.
Þjónustuveitendur sem vinna persónuupplýsingar fyrir hönd Unnar eru bundnir samningi, trúnaði og viðeigandi öryggiskröfum. Nánari skrá yfir undirvinnsluaðila er í vinnslusamningi Unnar.
9. Flutningur utan Evrópska efnahagssvæðisins
Megingögn þjónustunnar eru vistuð á evrópskum þjónustusvæðum. Sumir þjónustuveitendur, einkum gervigreindar-, samskipta- og greiningarveitendur, kunna þó að vinna eða varðveita afmörkuð gögn utan EES, meðal annars í Bandaríkjunum.
Slíkur flutningur fer aðeins fram á viðurkenndum grundvelli samkvæmt V. kafla GDPR, svo sem ákvörðun um fullnægjandi vernd, stöðluðum samningsákvæðum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og, eftir því sem við á, viðbótarverndarráðstöfunum. Upplýsingar um viðeigandi tryggingar má fá með beiðni til Unnar.
10. Geymslutími
Persónuupplýsingar eru ekki varðveittar lengur en þörf er á:
aðgangs- og viðskiptasambandsgögn eru varðveitt á meðan viðskiptasamband stendur og að því loknu eins lengi og nauðsynlegt er vegna réttarkrafna eða lagaskyldu;
bókhaldsgögn sem Unnur varðveitir sem ábyrgðaraðili eru geymd í þann tíma sem bókhaldslög krefjast, almennt sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs;
gögn sem Unnur vinnur fyrir hönd viðskiptavinar eru varðveitt samkvæmt fyrirmælum hans og vinnslusamningi;
samtöl við aðstoðarmann eru geymd í Unni þar til notandi eyðir þeim eða viðskiptavinur gefur fyrirmæli um eyðingu; afrit hjá Anthropic falla að jafnaði úr varðveislu innan 30 daga;
öryggis-, atvika- og greiningargögn eru geymd í afmarkaðan tíma samkvæmt innri varðveisluskrá og áhættu;
þjónustubeiðnir eru varðveittar meðan þær eru afgreiddar og eftir það eins lengi og nauðsynlegt er til að rekja þjónustu og verja réttarkröfur;
afrit eyddra gagna kunna að haldast tímabundið í öruggum öryggisafritum þar til þau eru yfirskrifuð samkvæmt reglulegri afritahringrás.
Þegar varðveislu lýkur er gögnum eytt eða þau gerð ópersónugreinanleg.
11. Öryggi
Unnur beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum miðað við áhættu, meðal annars:
dulkóðun gagna í flutningi;
aðgangsstýringu, hlutverkum og auðkenningu;
aðskilnaði gagna viðskiptavina;
öryggisafritum og endurheimtarferlum;
atvikaskráningu, rekstrarvöktun og villugreiningu;
stýringu leyndarmála og takmörkun aðgangs starfsfólks;
uppfærslum, veikleikastýringu og reglulegri endurskoðun öryggis;
trúnaðarskyldu þeirra sem hafa heimilaðan aðgang.
Engin kerfi eru algjörlega áhættulaus. Komi upp öryggisbrestur er brugðist við samkvæmt skjalfestu verklagi og tilkynningarskyldum laga.
12. Réttindi einstaklinga
Þegar Unnur er ábyrgðaraðili getur einstaklingur, eftir því sem skilyrði laga eru uppfyllt, óskað eftir:
aðgangi að persónuupplýsingum sínum;
leiðréttingu rangra eða ófullkominna upplýsinga;
eyðingu upplýsinga;
takmörkun vinnslu;
flutningi eigin gagna;
að andmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum;
að afturkalla samþykki án þess að það hafi áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturköllun;
upplýsingum um viðeigandi tryggingar vegna flutnings utan EES.
Beiðni má senda á hjalp@unnurverk.is. Unnur getur óskað eftir upplýsingum til að staðfesta auðkenni beiðanda.
Varði beiðnin gögn sem Unnur vinnur fyrir hönd viðskiptavinar skal henni almennt beint til viðkomandi vinnuveitanda eða fyrirtækis. Unnur aðstoðar viðskiptavininn við afgreiðslu beiðninnar samkvæmt vinnslusamningi.
Einstaklingur getur lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd, personuvernd.is, telji hann vinnslu persónuupplýsinga brjóta gegn lögum.
13. Breytingar á stefnunni
Unnur endurskoðar stefnuna þegar breytingar verða á þjónustu, vinnslu eða lögum. Nýjasta útgáfa er á unnurverk.is/personuvernd. Verulegar breytingar verða kynntar með hæfilegum fyrirvara, til dæmis í þjónustunni eða með tölvupósti.
14. Samband
Spurningar, athugasemdir og beiðnir vegna persónuverndar má senda á:
Unnur ehf.
Stórholt 3, 603 Akureyri
hjalp@unnurverk.is